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Quando pensiamo ad un evento, sia esso una fiera, una mostra, o un concerto, rivolgiamo automaticamente la nostra attenzione verso ciò che accade sotto i nostri occhi: interessi, conoscenze, bevande, cibo. Ci ricordiamo principalmente di esperienze e servizi.


Spesso non ci soffermiamo sulle modalità di organizzazione dell’evento, che possono quindi passare in secondo piano.

Per rendere piacevole il ricordo di un evento è necessario, oltre a fornire esperienze e servizi, fare in modo che esso sia ben organizzato e che rispetti l’ambiente, che abbia quindi un basso impatto su luoghi, strutture e persone.

A questo proposito, con le olimpiadi di Londra del 2012, è stata introdotta per la prima volta la certificazione volontaria europea ISO 20121, che fornisce linee guida e permette a chiunque voglia organizzare un evento, di classificarlo come sostenibile, dimostrando il proprio impegno per il rispetto dell’ambiente.

Avevamo già trattato questo tema nell’articolo “Organizzare eventi sostenibili”, parlandovi dell’organizzazione degli eventi secondo i criteri della sostenibilità.

Oggi vogliamo invitarvi a riflettere su un altro aspetto legato all’organizzazione degli eventi: la sicurezza dei dati.

Gli organizzatori di eventi gestiscono una grande quantità di dati riguardante la privacy dei partecipanti (nomi, indirizzi, e-mail, numeri di telefono, posto di lavoro, carta di credito ecc), e perciò devono saperli gestire consapevolmente in modo da proteggerli non solo nell’interesse dei partecipanti, ma anche nel proprio poiché la responsabilità dei dati appartiene proprio all’organizzazione che li detiene.

La possibilità di cadere in mani sbagliate è più facile di quanto non si pensi: gli ultimi anni sono stati costellati di furti di dati personali e gli organizzatori di eventi, che di dati ne custodiscono parecchi, risultano essere un facile bersaglio per i cosiddetti “pirati informatici”.

Eventforce, società britannica di software per eventi, ha condotto una ricerca su 50 grandi agenzie di eventi USA e del Regno Unito, e ha rilevato che la sicurezza dei dati è un tema prioritario per l’80% degli organizzatori, ma che solo il 40% pensa di avere adottato adeguate misure di sicurezza e protezione.

Gli ambiti di vulnerabilità coinvolgono diversi aspetti:

  • Accesso ai sistemi di management
  • Gestione dei pagamenti effettuati dai delegati
  • Comunicazioni via e-mail
  • Gestione dei dati personali e sensibili

Di seguito vi elenchiamo alcune piccole accortezze a cui tutti gli organizzatori di eventi devono prestare attenzione, in modo da avere la certezza che la gestione delle informazioni avvenga in maniera sicura ed adeguata.

  • Affidabilità delle password: la leggerezza della password da parte degli organizzatori è l’accesso ai sistemi gestionali di un evento. E’ fondamentale perciò effettuare frequentemente una modifica del codice di accesso, poichè rappresenta la prima protezione contro il furto dei dati.
  • Differenza tra dati personali e sensibili: i primi sono nomi, numeri di telefono, indirizzi e-mail. I secondi sono informazioni più personali, relative a etnia, credo politico, convinzioni religiose e stato di salute. Il possesso di dati sensibili nell’UE richiede delle misure di sicurezza aggiuntive.
  • Contenuto delle email: è molto importante prestare attenzione a ciò che viene scritto e inviato tramite posta elettronica. Intercettare e decrittare le email non è così difficile.

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